两位创始人长租公寓管理系统应用干货分享

　　愚人节在“公寓邦”的分享下，变成了“寓人节”。4月1日晚，线上分享会如期而遇。全房通公寓运营管理创始人刘运华、杭州电堂科技创始人余凯为群友带来了长租公寓管理系统应用分享。本次干货较多，分上下两半场进行。

　　上半场：全房通的“辛”路与心路历程(刘运华)

　　一、痛定思痛所以做系统

　　我们的系统叫全房通，但我们是在重庆做公寓出身。我07年入行，2008年开始做的公寓。丁丁租房李庆龙说如果我08年在上海做公寓，现在已发了。我想，可能不见得，因为比我晚一点点做的都死很多家了，我觉得发不发不重要，能活下来才是最重要的。

　　2009年，我马上发现一些问题，原来用笔记本、中介软件来管理房源，但那些设施是非常苦逼的。财务、管理员工等等方面都会出问题。其中，财务问题最严重，租客房租会漏掉，重复支付房东房租，垫付的水电费、物管费老是忘记。很多钱都会亏掉。员工的失误、查账不及时，造成很多直接的经济损失。

　　很多人都知道长租公寓是一件很不容易的事，但有多不容易，只有做3年以上的公寓老板才会非常有体会。在薄利行业，一次几千上万的损失我们是无力承担的，所以当时我就找了很多中介的系统，基本上没有专业的。所以我们开始自己做系统。

　　刚开始做系统的时候，完全是像小学生，一步一步画出来。那时候开发费用是10000块钱，开发的过程艰辛而痛苦，每天熬夜通宵，做了很多重复工作，然后让对方开发。系统每个界面，每个按钮，每个触发反应，都是用word画出来，一遍一遍的修改，然后再一遍遍的试用，耗时快一年才算勉强搞完。

　　开发完以后以为从此结束了，但是事实上这只是开始，更令我当时没想到的是，这个开始一直持续了6年。这六年中到底花了多少钱，耗费了多少时间和精力我是记不清了，只记得很多认识我的朋友都笑话我说，我是走火入魔了。事实上，这个开发的过程一点都不比做公寓轻松多少，烧脑程度比公寓管理有过之而无不及。

　　很多人觉得系统就是录入、查询、财务。但我觉得一个真正的系统，应该是具备从公司里里外外都能管理的一个东西，是能把老板从繁忙、焦虑中解脱出来的一个工具。如果一个系统的使用者还不得不单独使用手机OA系统，财务系统，门锁系统，电表系统，我觉得那个系统是失败的。

　　二、公寓行业三大痛点：财务混乱、合同混乱、流程混乱

　　财务混乱：1、应收应支手工统计不准确、漏收、晚收、错收;2、租客欠款漏收;3、房东的欠款(如之前的水电费，物业费等)该挂的没有挂，导致我们自己承担了，没有找房东报销;4、家具电器配置没有记录、不知道配了多少，花了多少钱;5、无法知道每套房子的真实盈亏状况，很多公寓一直都在亏损，但老板还认为自己一直是赚钱的。

　　合同混乱：1、合同本身条款有问题，没有及时更换合同模板，为将来埋下隐患;2、填写不规范，各种乱象丛生;3、验房交付不规范，退房时东西不对;4、很好的房子被员工低价出租，很差的房子被员工涨价续约，房东合同5月到期、员工把租客签到了12月份，房东10月到期、员工签到了8月份。

　　流程混乱：拿房流程混乱导致质量不好，房屋空置期加长。维修流程杂乱，各种拖拉，遗忘。维修用品购买审批混乱，员工中饱私囊。员工出门偷懒束手无策等。

　　那么，怎样用一套完整的系统来解决以上的所有问题呢，比如租客到期自动发短信提醒交租、合同自动打印、财务票据自动生成、租客微信自助报修等、纠纷录音上传等几十个自动化的功能，让整个进房、出房、支付、售后变得清晰、有序，并且相互关联、环环相扣。

　　目前市面上的系统也有不少，可分为三种类型：入门级系统、非专业系统、专业系统。我把入门级比喻为风扇，把非专业级比喻为空调扇，把专业级比喻为空调，都是送风，由于专业度不一样，结果大不相同。

　　什么是专业的系统呢?概括起来就是这个系统具备六大功能：录入、查询、统计、计算、提醒、风控。大多数只做到了前面两个部分(录入和查询)的初级阶段。一个房子从开始谈到这个房子退给房东，有120多个动作，基本上大多数的房子都会经历这些动作，所以很多客户在使用过程中会发现，还是有很多的事情需要人工去做，用计算器去计算，还是要花费很多的时间。再加上频繁的切换界面，点击鼠标，最后不但没有轻松，反而更加麻烦了。试错成本高也是系统为了避免这些复杂的操作，提升用户在使用中的效率。还有就是由于之前一些公寓老板用过一些系统后录入大量数据，导致后来发现不好用不得不放弃，但同时也意味这之前辛苦录入的数据全部白费，所以，这给公寓企业来造成了心理阴影，担心试错成本太高而放弃尝试新的系统。系统是一个公寓行业的刚需，一个不完整的系统是对客户有伤害的。我们都处于发展期，没太多时间去试错。

　　让客户不断的去发现问题，发现了问题再反馈，但是发现问题的时候实际上已经造成一定损失了。然后再去开发去改去迭代，我个人认为这是不合适的。

　　三、对公寓企业关于系统的三点中肯建议

　　1、不要轻言开发系统。我曾经看到不低于5个试图开发系统的案列，最后半途而废，平白损失几万到十几万不等。开发系统是一个漫长而复杂异常的过程，要开发一个功能齐全点的至少耗费1年以上开发时间，1年以上测试时间，开发费用至少花费30万以上，开发完后还要养一批人继续开发和维护，这个投入没有尽头。其实花钱是次要的，时间才是最大的成本，明明用现成的系统一年就可以达到目标的，为什么非要三年、甚至更久，所以，我建议专业的事就让专业的人去做吧。

　　2、尽早使用系统。很多朋友觉得自己公司小，无所谓，其实，公司就像你自己的孩子，在小的时候选择什么的学校，通常能决定这个孩子的未来，开始的时候就不注重教育，大了就很难扭转。公寓亦如是，小的时候没有规范化管理，你随时都有可能跌倒在各种坑里，爬不起来，当那时候你才忽然觉得系统重要的时候，要不已经病入膏肓来不及了，就算还可以补救，但也白白损失了一两年的高速发展期。我自己既是用户，也是开发者，我深刻体会得到系统对我自己公司所带来的改变，所以，我呼吁，公寓的朋友们，不要小看系统的重要性，它如同你的左膀右臂，不可或缺。

　　3、需求不要脱离现实。很多人迫切想找到一套好系统，但是试用无数都觉得不合适，究其原因其实就是希望系统能实现自己所想的功能，一旦有某项功能不满意就放弃，其实这是不理性的，凡事不能十全十美、找老婆都是这个道理，何况系统，假如这个东西能解决你99%的问题的时候，又何必去计较那1%的不完美。

　　下半场：田家园的实践情怀(余凯)

　　我最早在浙江省电力公司工作，后去了朗新科技，做过软件开发、项目管理、产品设计等，我在朗新工作了10几年。所以软件工程、电力业务相关的内容我很熟悉。

　　“田家园”是杭州市中心离西湖不远的一个地名，留下了年轻美好的回忆，公寓平台跟房子有关，所以就用它命名。我13年开始做智能家居集成，接触过国内外各品牌的智能家居产品。15年初，杭州某公寓的Y总要做公寓智能化，因为我比较熟悉软件、智能化方面，所以就合作。

　　Y总很注重管理，一开始就对信息化、智能化提出了比较明确的要求，包括智能门锁和智能电表的应用。他考察了当时现有的一些公寓平台都不满意。智能门锁也没有找到合适的，所以我就决定除了公寓管理系统的开发，智能门锁也自己研发。同时跟电表厂家合作，开发远程电表采集和预付费系统。

　　一、以上是跟公寓管理中实际遇到的难题相关，主要是以下几个方面：

　　一是房源管理难题。随着房源增多，手工管理的效率低，出错机率高，特别是分散式房源，要掌握房源租赁情况、各项费用收取情况、维修服务等都需要花费大量时间。

　　二是门锁管理难题。原来的刷卡锁、机械锁经常需要送钥匙、卡给客户，例如看房、用户丢钥匙，光装修时就需要给装修人员、材料、家具、电器等各供应商送钥匙开门，耗费大量人力。退房后还要考虑调换锁芯等工作。

　　三是电费收取难题，包括房租的拖欠。随着房源增多，每个月抄表的工作量很大，特别是分散式房源，一个上午有时候就只能跑一个地方。抄表后还要人工计算电费，再通知用户，通知了还不一定收到，用户会欠费。但是公寓方给电力公司却是要及时缴电费，或者预付费的。客户如果欠租，也缺少有效的办法。

　　二、针对这些核心诉求，有这些解决方案：

　　1、管理好房源。对集中式、分散式房源的管理，并把房源的软硬装成本一并计入，方便核算盈亏等。每个房间都详细记录设施配置情况。

　　2、管理好内部工作流程。以工作流方式实现整个租赁业务的全流程管理，从预约看房到退租，实现定价/调价、签约/退租、水电煤应收应付等流程化管理。

　　3、管理好租赁合同。租赁合同电子化，对租赁合同进行有效管理。

　　4、管理好应收应付。较完善的账务及核算管理，应收应付自动计算，提前退租/延期续租/损坏赔偿快速清算等。交租、交服务费、家政服务通过APP一站式完成缴费。

　　5、管理好客户服务。会员信息详细管理。同时租户通过手机 APP 提供的服务工单提交服务。后台进行处理，客户可通过 APP 评价。

　　6、信息系统与智能设备一体化集成。提高工作和管理效率，降低人力成本。与智能门锁、智能电表的一体化集成应用。

　　7、做好系统的安全性。以多租户的模式进行，不同企业的数据分区存储，以 SAAS模式为公寓企业提供服务。平台基于阿里云部署，容灾备份策略完善;服务器端不存储门锁密码。

　　目前在用的用户对系统都比较满意。

　　从用户的反馈以及不足来看：

　　一是我们的统计分析功能还比较薄弱，这个是后续我们要增强的。

　　二是我们的平台会比较好的满足具备一定规模的公寓企业使用，例如，在组织架构设计上，可以设置各省、市的组织架构，支持跨区规模化运营和管理。

　　但是，对于一些规模还比较小的公寓企业，我们的流程化管理就会显得有点复杂。

　　场后 · 百家齐鸣

　　林伟(N9精品公寓)：个人对风控这个功能比较好奇!

　　刘运华(全房通长租公寓管理系统)：风控就是，在你可能会遇到财务损失的时候，会有各种提醒和设定来帮你避免。比如：员工低于公司定价出租，系统会禁止录入，并提示低于定价出租;比如，房东2017年6月到期，业务员现在签一年合同，那么就是明年4月1日到期，剩下俩月租给谁，这两月的损失完全会吞掉这套房子很多的利润，在系统设定后，系统会提示签约时间低于公司限定时间，不能出租。还有一个小细节，一般我们都会要求租客提前15天交房租，如果租客是4月10号签合同，那么缴纳第二次租金就是4月25日，这是说的月付房租，季度不存在。4月不但要收第一次租客的钱，还要收第二次。很多人会忽略掉本月还要收第二次。

　　杜坤(寓公网)：能具体解释下收视费，谢谢。

　　刘运华(全房通长租公寓管理系统)：机顶盒的电视费，直接交到有线电视局。

　　穆林(中公委筹备委员)：给大家也看一张图片，这是世界上住宿业最贵的系统之一，给我们做公寓系统也有启发。只有四个功能的系统，以前的价格大概是100万美金一套。后来便宜到100万人民币。

　　刘运华(全房通长租公寓管理系统)：余总，整租的房子，没统一提供WIFI怎么解决?

　　余凯(电堂科技)：没有WIFI 门锁就无法远程控制。但不影响正常使用密码开门，目前我们这边整租的客户，公寓方都配有 WIFI 的。

　　刘运华(全房通长租公寓管理系统)：我们想控制租客门锁，三个月不交就锁定，但是没WIFI，可以像宾馆那样直接授权吗?或者能否上电话卡?

　　余凯(电堂科技)：可以授权的，有直接授权的功能。WIFI 只有用来远程通讯，门锁是使用ZIGBEE 协议的，具备安全性、能够级连等优势。特别是对于集中式房源，相当于各个房间的门锁都成为了一个信号中继器。

　　叶永毅(杭州绿城优客)：余总到我这里，见面了就讲了半个小时，系统，电表，门锁, 我想让他开放源。

　　关鸣(公寓邦)：开放源是什么?

　　叶永毅(杭州绿城优客)：底层源代码。

　　关鸣(公寓邦)：人家的源代码等于技术核心了。

　　穆林(中公委筹备委员)：

　　1、不要因为软件不完美而不去选择。听了大家对于系统管理的分享，大家都会有一个共同的感觉就是我们的系统管理软件都没有完美的。我觉得这是个非常正常的问题，其实本来世界上没有软件，是我们把管理的思想埋藏在计算机里，于是就成了软件。而我们国内的长租公寓产业本来就在发展中，我们和100个企业家聊就会聊出80种不同模式，每个人的做法都不一样。该选什么就选，不要说有没有完美的软件，在行业没有成熟之前就绝对不会出现成熟的完美软件。

　　2、随着行业的成熟，好的软件一定会出现。大家在选软件的时候一定要听听那些老板的心得，如何帮你把客户留住，如何提升你的利润，而不要去单纯的问员工

　　3、软件一个基础就是账务的整合。公寓PMS企业，商讨把报表统一起来，报表的格式一样的话企业之间可以进行横向纵向的对比，利于我们整个公寓产业长期的发展。在不涉及隐私权和技术核心机密的前提之下，让所有的软件出来的东西都是一样的。在报表方面我觉得是有利于行业的长期发展，也有利于我们企业。最终我们会拿这些报表反过来去学校和培训中心去培训那些即将进入公寓产业的从业者，我想这个产业就可以实现长期的良性发展。不要因为看着软件简单就想自己开发，这些软件经过长期优化之后乍一看会很简单，但当你越懂越了解透彻你会发现，越模仿是越难的。

　　上官宏东(优客逸家)：谢谢穆教授的分享，优客逸家在创业初就一直着手这方面的开发，公司信息技术中心有近80人的开发团队，线下从拿房、评估、设计、装修、验收、服务执行管理、销售、租客金融服务、财务回款、租客社交等等，我们也在希望在线上做一个更生态更全面的系统服务于公寓管理者们。