国内酒店管理公司中央采购平台搭建研究

　　据刚刚在海南三亚举办的第九届中国饭店集团化发展论坛上所披露的最新统计信息显示，国内30强酒店管理公司中已有50%开始着手或已完成对中央采购平台的建设，笔者提取了国内酒店管理同行中在这个特殊领域比较典型的案例进行了一定的分析和粗略的研究，在此抛砖引玉，希望对今后这方面的研究工作起到些许的借鉴作用。

　　一、建立中央集团采购的时机已日趋成熟

　　随着中国酒店管理行业集团化发展的步伐逐步加快，国内各大管理公司旗下外接委托管理酒店的数量也在不断增加，在筹备和经营期呈现出了大量的采购需求，这一方面给投资方带来了一定的压力，另一方面也逐步暴露出国内酒店管理公司在采供标准、渠道及资源方面投入的不足。

　　因此，部分实力雄厚的国内酒店管理公司(如锦江、金陵等)开始效仿国外酒店类集团的成熟模式和成败经验着手策划和逐步建立以服务成员酒店为目标的中央集团采购系统，以期发挥规模采购优势、降低采购成本、减少采购流程、控制采购过程中的灰色地带。

　　二、中央集团采购所能发挥的四大优势

　　1、 有利于集团品牌建设和产品创新

　　笔者对希尔顿、万豪、喜达屋、雅高等国际多家酒店管理集团的品牌管理和产品标准手册进行了认真的研读，在涉及客户消费体验的核心产品上(如酒店管理信息系统、客房智能化控制系统、床具及床上用品、背景音乐系统、公区香芬扩散系统、客用奢侈品牌沐浴用品等)，多由管理集团签署战略合作框架或集团采供协议，并均制定了极为细致、精确且强制性的规定及标准。这样的一大好处，就是能够品牌的属性可以完整的加强展现，而不会受到业主方人为的干扰。

　　2、 有利于成员酒店成本压缩

　　通过将成员酒店零散的同类产品需求进行汇总， 可以大大提升与供应商的议价能力， 从而获取更为优惠的折扣。

　　3、 有利于弥补下属成员酒店资源不足

　　特别是对于那些初次涉足酒店投资领域的业主而言，按照传统方式要想达到“精准、高效”的采购效果近乎奢求，而任人为亲的保守做法又只会导致采购品质得不到有效的保障，从这个角度而言中央集团采购平台可以较好地解决业主在酒店供应资源方面的不足。

　　4、 有利于成员酒店采购部门的规范化管理

　　通过中央采购平台进行成员酒店重要物质的订购，一方面可以减少分店采购部的人力配备，另一方面可以有效培养可素质人才。

　　三、中央集团采购应遵循的三项基本原则

　　1、 质优价廉原则：集团采购应有竞争力，为成员酒店及其业主所欣赏并乐意参加;

　　2、 量增价减原则：供应商应随着采购量的增加而让价格相对递减;

　　3、 廉洁采供原则：管理公司与供应商应签订制约条款，严明纪律和行为准则。

　　四、中央集团采购应当考虑的分层处理步骤

　　笔者通过对慧聪酒店网、雅库网的研究，发现可将酒店类的物资按照中央集团采购管理的角度共分为三个层级：

　　1、 标准层

　　· 客用低值易耗品

　　· 客房床具、布草及用品

　　· 餐饮布草、器皿及用品

　　· 酒店印刷品

　　· 客用电器及电子设备

　　· 信息管理系统

　　· 酒店清洁剂、清洁器具和设备

　　2、 推荐层

　　· 厨房用品及设备

　　· 干货、冰鲜及调味品

　　· 工程及安全设备及用品

　　· 固定资产类大型设备

　　· 客用及办公家私

　　· 办公电器设备

　　· 装修、装饰项目

　　· 员工制服

　　3、 自购层

　　· 食品原料

　　· 海河鲜

　　· 酒水及饮品

　　· 办公用品

　　· 其它物资[page]

　　五、中央集团采购面临的六大困难

　　1、 供应商数据库整合耗时费力

　　酒店所涉及的供应商往往地理跨度大、品类众多、数量庞大、资质悬殊，按设定的酒店分类品牌标准进行筛选分类和规划管理不但需要耗费一定的财力、物力，而且也需要一支资深专职团队通过持续努力方能真正完成。

　　2、 产品数据库管理难度系数大

　　由于信息时代的高速发展，中央集团采购所涉及酒店各类物资的历史数据资料和价格信息难以跟上商品的更新换代步伐，致使采购效率及效果不佳。

　　3、 中央集团采购流程简化不易

　　如通过人工管理，需要与业主方、供应商做大量的细致沟通、审核及确认工作，相关流程比较复杂，操作不太透明，需要专职采购团队投入大量精力忙于繁杂的事务性工作，造成缺乏时间去从事供应商筛选、议价、建标、绩效管理等真正给企业带来价值的工作。

　　4、 缺乏科学合理的评估体系

　　首先，难以衡量供应商绩效。成员酒店与供应商是否能够合作成功，取决于很多方面的因素，强行“拉郎配”推荐有可能导致业主不满而分道扬镳，如只是“牵红线”又多会使管理公司处于完全弱势。

　　其次，难以衡量中央集团采购部门的业绩。如以签约合作供应商数量为考核标准，又可能出现没有实际交易发生额的问题;如以成员酒店与供应商实际交易额衡量又可能会出现指标设定合理性、成交金额统计难等问题。

　　5、 成员酒店丧失采购灵活性

　　过大追求中央集团采购会在一定程度上限制了成员酒店中采购部的作用，有时由于增加了中间沟通环节，而在管理公司相关人力配备不足的情况下，会导致成员酒店采购工作效率下降、三角应收帐务产生等问题。

　　6、 缺乏采购决策分析用工具

　　在手工操作阶段，对于有采购需求的成员酒店而言，只能通过酒店管理公司的采购供应产品标准、供应商及产品库(往往以原始的表格或图文形式出现)进行对比，缺乏有效的横向、纵向比较。

　　六、中央集团采购需达到的四个目标

　　1、 保障品质

　　纳入中央集团采购管理范围的签约合作供应商需根据酒店管理公司分类品牌标准的产品要求提出针对性方案，并经管理公司相关部门严格审核把关，从而使相应分类品牌的成员酒店所采购的设备、用品品质能够得到多重的保障。

　　2、 降低成本

　　通过将集团内各成员酒店同类项产品采购需求进行有效的整合，可以大大提高与供应商的议价能力，从而最终降低采购的成本、提高供应商的工作生产效率。

　　3、 提高效率

　　通过基于供应商和成员酒店的B2B中央采购软件网站建设，建立完善的信息化平台，并涵盖“供应商认证流程、产品目录管理、内部采购申请流程、收货流程、招投标管理流程、询报价管理流程、绩效管理流程、投诉管理流程、共同交流平台、合同管理、决策分析管理等一系列涉及采购管理的业务活动”，从而使新加盟酒店在最快的时间里找到自己心仪的产品和理想的采购方案。

　　4、 加强管理

　　针对适合中央集团采购的产品类型，可采用“统谈统签”和“统谈分签”等多种管理模式的采购业务流程管理。

　　七、中央集团采购信息化建设可供借鉴的模式

　　1、借助BenQ Guru(明基逐鹿)打造极速供应链

　　2005年，经过多方选择后，金陵饭店采购中心选择了明基逐鹿软件来实施电子采购解决方案，项目实施范围包括了供应商认证管理、产品管理、订单管理、招投标管理、绩效管理等模块，通过电子采购的实施，金陵饭店将供应商管理集中到采购中心，各使用单位可在网上多点申购采购中心则根据相应的标准，集中统一下订单，从而以批量来获取价格优势，最大限度的降低了各单位的采购成本。

　　据明基逐鹿官网介绍，通过该项目实施金陵饭店获得了以下收益：通过集中采购模式，发挥规模优势，预期项目实施第一年，主要采购物品成本下降12%;通过优化供应商资源，供应商数量减少20%;供货及时率提高15%;库存降低33%;采购办公成本降低30%;实时分析采购成本和实时监控采购业务流程;凸现了“公开、透明、高效”的采购管理目标，给公司管理带来了新的活力。

　　此系统所服务的最佳实践酒店集团类客户还包括：金茂集团、锦江集团、开元旅业集团等。

　　该系统具有以下一些特色：第一，操作便利，易于使用，全部基于互联网的应用界面;第二，功能全面，覆盖集团采购业务的全部工作流程;第三，适应各类集团复杂的结构组织管理和不同的采购业务模式;第四，可集成集团企业其它相关应用系统,提供与其他系统的数据接口;第五，丰富的实施经验和严格的实施方法可以帮助集团客户快速实施;第六，系统扩展性强，系统安全性高;第七，针对集团客户行业特性，可方便的实现新功能的客户化开发;第八，系统适应中国国情，并已拥有众多成熟的应用客户;第九，强大的决策分析报表工具可以给集团采购提供各种分析依据。

　　该系统在实施时的难点有以下几条： 第一，整体搭建费用较高，大约为：100万元，分为三个模块，后续维护费用大约为：5万元/年;第二，系统需要一定的人力进行信息维护;第三，整体实施效果并未完全达到用户的实际期望。