国内酒店管理公司中央采购平台搭建研究（下）

　　七、中央集团采购信息化建设可供借鉴的模式

　　1、借助BenQ Guru(明基逐鹿)打造极速供应链

　　2005年，经过多方选择后，金陵饭店采购中心选择了明基逐鹿软件来实施电子采购解决方案，项目实施范围包括了供应商认证管理、产品管理、订单管理、招投标管理、绩效管理等模块，通过电子采购的实施，金陵饭店将供应商管理集中到采购中心，各使用单位可在网上多点申购采购中心则根据相应的标准，集中统一下订单，从而以批量来获取价格优势，最大限度的降低了各单位的采购成本。

　　据明基逐鹿官网介绍，通过该项目实施金陵饭店获得了以下收益：通过集中采购模式，发挥规模优势，预期项目实施第一年，主要采购物品成本下降12%；通过优化供应商资源，供应商数量减少20%；供货及时率提高15%；库存降低33%；采购办公成本降低30%；实时分析采购成本和实时监控采购业务流程；凸现了“公开、透明、高效”的采购管理目标，给公司管理带来了新的活力。

　　此系统所服务的最佳实践酒店集团类客户还包括：金茂集团、锦江集团、开元旅业集团等。

　　该系统具有以下一些特色：第一，操作便利，易于使用，全部基于互联网的应用界面；第二，功能全面，覆盖集团采购业务的全部工作流程；第三，适应各类集团复杂的结构组织管理和不同的采购业务模式；第四，可集成集团企业其它相关应用系统,提供与其他系统的数据接口；第五，丰富的实施经验和严格的实施方法可以帮助集团客户快速实施；第六，系统扩展性强，系统安全性高；第七，针对集团客户行业特性，可方便的实现新功能的客户化开发；第八，系统适应中国国情，并已拥有众多成熟的应用客户；第九，强大的决策分析报表工具可以给集团采购提供各种分析依据。

　　该系统在实施时的难点有以下几条：第一，整体搭建费用较高，大约为：100万元，分为三个模块，后续维护费用大约为：5万元/年；第二，系统需要一定的人力进行信息维护；第三，整体实施效果并未完全达到用户的实际期望(据对方来我司现场展示情况推断)。

　　2、YAKOOL雅库网——领先的酒店物资电子商务平台

　　雅库网专门为酒店管理集团度身开发专属的酒店物资电子商务交易平台，其功能包括酒店物资的网上选购、网上报批、网上审批、网上付款，物资管理、预采购警示等，服务的范围为优化酒店管理公司现有供应链，协助制定酒店管理公司运营物资的统一标准，不断优化、更新、维护甲方专属物资数据库，确保数据的完整与准确性等等。

　　从雅库网官方网站显示，目前加入集团专区会员只有三家：浙江世贸君澜、苏州金鸡湖酒店(单体)、雅诗阁酒店管理公司。依此可看出，在行业中的应用尚属初级阶段，市场接受度较低。网上显示产品类别与酒店管理公司目前阶段如需中央集团采购产品类别有一些区别，且供应商及所提供的产品种类及数量还不太丰富，但折后价格具有一定竞争力。

　　经与雅库网进行接洽后了解：加盟保证金需60万，网上交易额达到1500万元保证金可退还。该系统需供应商及成员酒店登录雅库网平台，对品牌运营可能会有稍许影响，但如能收回前期保证金，则不失为一种选择。但据目前情况而言，若想达到网上交易额目标具体需要的时间可能会较长。

　　4、 金碟EAS系统——集团财务物流一体化管理解决方案

　　维也纳集团通过采用金蝶EAS企业应用套件系统将中央采购模块纳入了其中，并做了以下的关键处理：

　　(1)建立集团统一控制的供应商管理、评估，价格管理平台。

　　在集团层面建立统一的供应商档案、采购许可、配额管理、采购策略等，制定统一的采购价格、最高限价，授权给下属企业使用，实现统一控制和体现快速反应。

　　(2)建立完善的计划、订单、收货集中控制平台。

　　采购计划(申请)层层汇总、分解、平衡，最终形成集团的采购计划。集团根据采购计划进行统一订货或分开订货，取决于预先制定的采购流程，这种采购流程能根据不同情况分别控制，并按规定执行。对于集中订货，集团根据需求状况下达收货指令给相应收货机构，收货机构根据这些指令进行收货并受指令约束。

　　(3)建立完善的外部结算、内部结算平台

　　根据预先设定的结算流程进行外部结算，若流程规定由集团集中结算，则集团汇集下属企业入库数据进行结算，并由此产生集团与下属企业的内部结算需求。

　　(4)建立多维集团采购分析平台

　　从多个角度分析全集团的供应商供货状况，价格变动状况，采购数量、资金占用状况，订单收货、欠收状况，为集团采购决策提供支持。

　　(5)对物品的采购实行分级管理。

　　整个企业内部采购业务以后分为四类：①分店计划内物资采购、②分店计划外物资采购、③集团总部物品采购、④集团物配中心中央仓备货采购。

　　分店计划内：分店的月度需求采购计划，一个月一次；分店计划外：分店超出当月原计划的采购申请，一个月不能超过三次；总部物品采购：总部日常用品采购业务，用量相对很少；中央仓备货采购：物配中心为满足各分店调拨需求而进行的A类物品采购业务。

　　(6)建立集团统一的交易平台系统

　　各交易成员单位都要在统一的交易平台进行运作；建立统一的基础数据，如物料编码、仓库编码、单据等；建立相应的流程制度和交易规则，如内部交易流程、结算价格、费用承担方式等。

　　(7)建立集团的三级配送体系

　　由集团物资采配中心决策区域之间的调拨计划，由区域中心再去协调该区域内的门店之间的物资调拨。如此合理的构建适应维也纳集团的物流配送系统，实现配送体系的信息化与现代化，制定完整高效的物流配送方案，发挥物流的规模效益，尽量将企业库存做到最低，以免占用过多的营运资金。[page]

　　经与金碟公司该项目负责人了解：维也纳酒店管理公司在金碟EAS系统的投入始于2007年，初期100多万，迄今累计投入200多万元，除金碟公司做了软件升级外，通过自身IT人员研发及外部软件接入又进行了应用领域的拓展。

　　总体分析：投入资金相对较大，且成效也逐步显现，对集团业务发展起到了积极的促进作用，且平台及合作商的后期可拓展性均比较好。

　　八、中央集团采购实施的工作计划

　　1、实施路径

　　第一步：制订中央集团采购总体方案

　　第二步：建立中央采购专职团队及评审专家组

　　第三步：建立分级合作供应商及产品标准信息库

　　第四步：搭建中央集团采购电子商务平台

　　第五步：规范成员酒店按要求加入中央集团采购

　　第六步：以标准类物资作为中央集团采购试点并逐步扩大

　　2、实施步骤

　　第一阶段：原有供应商优化

　　由管理公司采购部根据中央集团采购物资的类别，对酒店管理公司目前签约推荐供应合进行评估，提出合理优化方案，包括品牌、规格、单价优化说明及依据，提供部分优化物资样品、书面总体优化报告。

　　第二阶段：新供应商补充

　　管理公司采购部应在自有酒店供应商数据库中选择符合中央集团采购标准的合格供应商，并对新供应商进行甄选及接洽，并对新供应商提出合理化建议，安排考察新供应商的生产基地，与新供应商签定合作协议。

　　第三阶段：软件开发与数据库对接

　　由管理公司采购部对需进行中央采购的物资内容及标准进行重新设定，并编制数据库的各级科目，并依据确定的新科目委托中标专业软件公司开发专属的数据库管理及交易平台，帮助开发与酒店管理公司原有操作平台对接的操作系统，并确保系统顺利对接。

　　第四阶段：中央采购平台基本数据录入

　　由酒店管理公司IT部配合采购部进行签约供应商物资信息的上传工作，原有的供应商物资信息的完整及准确性由原供应商负责审核，新供应商物资信息的完整及准确性由管理公司负责审核。

　　第五阶段：采购平台使用培训及效果评估

　　物资信息上传并完成全部物资信息书面确认后，开始组织管理公司及成员酒店相关人员进行操作培训。在确认所有操作人员全部培训合格后由IT部向管理公司维护使用部门提交使用密码。

　　九、成员酒店采购部职能的调整

　　1、酒店采购部的主要职能

　　向集团采购联盟管理、运营机构反映意见、要求和建议；

　　参与确定所需产品的价值分析，以最低成本满足功能需求；

　　编制及审定采购预算和权限；

　　确认合理的购进批量及库存量；

　　研究缩短采购周期的措施；

　　改进集团采购产品的性能及质量；

　　根据集团提供的供应商业绩报告，筛选供应商；

　　跟踪订单进度，协调运输，保证供应。

　　2、酒店采购的主要方式

　　各自订单：各酒店根据自身需求编制采购物料清单。

　　统一洽谈：集团采购小组根据各成员酒店的采购清负责统筹策划，整合成员酒店的采购需求表，再集中编制集团采购清单，进而由集团采购小组出面统一和上游供应商洽谈，以实现规模优势和采购资源共享。

　　3、酒店采购的信息化建设

　　有条件的酒店可在酒店管理公司牵头下考虑实施ERP(企业资源计划系统)项目。

　　加入酒店管理公司的中央采购网络平台

　　十、中央集团采购实施时应当注意的问题

　　酒店业主的积极配合是推行这项工作的关键。

　　集团采购实施是一个双向沟通、螺旋上升的过程。

　　下属酒店应妥善处理好与原供应商的关系及应付款项。

　　集团采购应当坚持先易后难的原则开展。

　　需要选择一、二类物品先在几家酒店内进行试行。

　　应及时总结、反馈采购信息，调整采购策略。

　　确定为下属酒店服务服务的工作理念，只有服务好才能管理好酒店。

　　要创造条件推进重大价值物资采购，特别是固定资产采购和工程装修采购。（迈点博客地址）