解析：现代酒店管理信息系统的构建

　　【迈点网】随着我国酒店行业的市场结构越来越趋向于完全竞争， 提高酒店业务的信息管理水平已成为当务之急。实践表明， 酒店管理的现代化也越来越体现在运用科学有效的管理信息系统对酒店的日常经营做出最优的决策。因此， 为了实现酒店管理的现代化， 我国酒店企业必须根据酒店企业的自身特点， 采取科学的方法， 选择适宜的管理信息系统， 以实现集中管理和快速的反应，提高经济效率，节约运行和管理成本。

　　一、构建管理信息系统的必要性

　　构建管理信息系统的必要性在于传统管理模式的弊端严重影响了我国酒店管理现代化的进程以及先进的管理信息系统具有巨大的优势从而可以促进我国酒店管理的现代化。

　　1、传统管理模式的弊端。传统的酒店管理模式

　　使得酒店无法保持高度的实时性管理。现举例加以说明：(1)查询住客时间长。总台小姐必须一张张地翻阅大量的住宿登记单，寻找符合条件的信息。书写不规范或客人已换房以及电话占线等等问题都会使得查询的时间延长。(2)结账易出现错、跑账。当客人结账离店时，总台根据客人的明细表，将客人的各种消费单据一一相加才能结账，这样难免出现错误， 造成客人等待时间长和客人的投诉。另外，结账时也很容易出现跑账的情况， 给酒店带来经济损失。(3)重要客人不重要。在内部协调与管理方面，当有VIP(重要客人)入住时，前厅部就要填写多联通知单分送各部门，安排放鲜花、水果、总经理名片以及用餐要求等具体事宜。若有一个部门收到信息晚一点，就会把VIP 当成普通客人对待，将会造成不利影响。(4)夜审困难。夜审是对一天经营状况进行统计、分析和审核， 然后以各种报表的形式送交总经理和有关部门并归档。然而在手工管理模式下，每天统计房费需要花很多时间， 客房率高时花费在计算上的时间则更长。因此审计员大部分时间都花费在做加法上，很少有时间去分析和审计。总的说来， 酒店作业是一个实时系统，假如对数据不能进行及时的处理，就会造成走单，从而造成管理上的混乱，给酒店的经济方面和信誉方面带来损失。同时酒店的账务是连续不断的。如果因为一时的故障而造成了数据的不完整性，对酒店未来发展计划的制定也会带来负面的影响。而管理信息系统就能解决上述问题。

　　2、管理信息系统的优势。管理信息系统的引入使酒店内部能集中管理，集中控制，快速反应各个部门的经营状况，大大降低工作人员的劳动强度，提高工作效率，更能有效地杜绝财务漏洞，减少经济损失，借以带来良好的经济效益和社会效益。各种经营、收入、分析报表能使管理者实时动态地掌握宾馆、酒店的经营状况， 同时也为管理者提供了有力的决策支持。在大中型城市中，除了四星级以上的酒店仍在基本遵循原有的比较保守和固定的模式之外， 绝大多数新建和改扩建的中高档酒店， 都装备了大型音像系统和桑拿浴等娱乐休闲设施或者直接以桑拿服务为主。社会大众对酒店的认识和需求也随之发生了巨大变化，客人进店后，消极的休息已不是主要目的，投宿的概念已大大淡化因此，以人为本，突出娱乐休闲功能并兼有住宿餐饮购物等综合服务项目的酒店运行管理方式已成为时尚。对于这些属于娱乐休闲类型的宾馆酒店， 特别是能满足客人持卡消费的酒店， 其接待本地客人的比例和数量都会大幅度上升，使旅游业原有的淡旺季特征不再明显，从而取得了更好的经济效益。

　　但是， 直到1983 年， 我国酒店行业中才有几家较有影响的酒店开始建立HMIS， 并且其所引进的国外成熟的酒店信息管理系统存在诸多不足之处，特别是后台管理部分根本不适合我国国情。加上没有汉化版本以及过高的价格与费用， 根本没法在中小型酒店普及。这些因素极大地制约着国内酒店管理走向现代化。90 年代以来， 酒店信息管理系统开发和应用速度十分惊人， 产品琳琅满目。因此， 现代酒店必须科学地选择管理信息系统以提高自身的管理水平。[page]

　　二、选择管理信息系统的科学流程

　　1、建立组织。当酒店企业确定了建设信息管理系统的计划后要建立一个项目小组。建设项目小组一般由3 到7 人组成， 组长由已经或者即将任命的信息系统部经理( 或主管) 来担任， 成员可以由未来技术人员( 使用维护人员) 、企业的财务、采购人员等。特别要注意的是， 当酒店没有经验丰富IT 技术人员， 一开始就应该聘请。对大型的现代酒店， 可以成立“系统推进委员会”， 推进委员会由公司的决策层组成， 负责成本或费用的审核， 参与合同的谈判，并且给予建设项目小组高层支持。在建立组织时，需要非常清楚本企业在IT 技术力量， 并确定本企业的信息系统的建设是以自建为主， 还是购买为主。

　　2、确立目标。建设项目小组工作的第一步应该制定现代酒店信息管理系统建设的目标， 目标应该包括： 酒店的需求， 系统采取的IT 技术战略， 系统所具有的功能， 这些功能对酒店管理带来变化， 需要的支持等等。建设目标描绘了建设项目小组对所要建设系统的全景式的认识。目标是酒店企业信息管理系统的蓝图， 要充分分析现在和未来需求。在目标制定过程中， 要收集来自酒店企业内部和外部的各种信息， 加以分析、加工、提炼， 要依靠内部或外部的IT 技术专家， 制定出应符合酒店现状和发展战略、紧跟IT 技术的最新发展方向、具有前瞻性的系统目标。获取内部信息的重点应放在酒店企业的高层管理者管理理念、系统的未来使用者意见、业务流程、企业的外部数据交换需求等方面。获取外部信息通过向专业协会和行业专家咨询、参加相关的IT 会展、访问当地计算机集成系统经销商， 通过E-MAIL获取有关产品、技术资料等等途径开展。

　　3、确定费用。经费预算是建立在信息收集基础上的， 酒店信息管理系统建设费用一般包括三个部分：软件、硬件和实施( 机房装修除外) 。软件费用主要包括系统软件的使用权费用， 有关数据库的使用权费用， 以及软件的升级和维护费用。硬件费用主要包括服务器、工作站和网络设备等。实施费用则包括网络构建施工、软件安装和调试费用， 教育培训费用， 数据转换费用， 以及供应商或第三方提供给我们的我们需要的咨询费用等。

　　4、科学决策。第一， 要求供应商按照本企业的需求提供测试版本， 并进行测试版演示评估。第二，对测试版进行评估， 完成所有系统测试版的演示评估的工作后， 项目组成员对每个测试系统都写出满意与不满意的地方， 并向供应商要求提供更多的补充信息， 为下一步工作准备。第三， 实际考察应用案例。听取实际用户对系统功能至后续服务支持等所有你所关心的问题意见。最后， 与供应商们讨论报价的每个项目。这是供应商在你做决定之前的， 一次澄清报价中有关问题和调整的机会。

　　我们通过阐述传统管理模式的弊端和管理信息系统的优势来说明构建酒店管理信息系统的必要性。接着从三个大方向上说明选择管理信息系统的恰当流程。笔者认为只有通过以上程序的操作， 才可以终结评估， 进行甄选， 决定采购。此外， 还必须注意的是， 最终决定你选择购买的因素应依据当初的建设目标， 在价格、功能、兼容性、投资、时间进度等因素方面设置权重， 依靠项目组成员集体决策。把所有的测试、评估信息与最初的目标和需求做一个比较， 在前面的步骤都切实完成的基础上， 很容易做出选择。

　　当最后有几个系统都能满足酒店的需要之后，那么酒店就可以同这几家公司谈判， 来作最后的、最有利于公司的方案甄选， 当然价格、培训、实施等因素在此时显得很有价值。只要按照以上流程来选择酒店管理信息系统， 现代酒店企业才会在最大的可能性上甄选到满足多种需求的、费用合理的管理信息系统， 从而增强自身的竞争力。

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