​梦想加空间|理想的办公空间：它认识每一位访客

理想的办公空间，离不开科学技术的参与。近年来，办公室数字化已成为行业最为关注的热点之一。

行业数据表明，中国已经成为数字化办公提升速度最快的国家。在这样一场数字化办公革命中，理想的办公空间将迎来怎样的变革呢？

近期，应 IT 桔子邀请，梦想加空间智能业务总经理史硕进行了当下最流行的数字化办公探讨，以下为史硕现场分享的精华：

这张图片来自于 1930 年德国柏林的办公展，主要为了办公效率的提升，现在看起来有点土，但在当时，这是最流行的办公设计。

随着美国的经济复苏，1950 年，开放式办公成为主流，其可以容纳更多的人以及方便沟通协作。再到后来，当公司组织细分的萌芽产生之后，对于办公私密性有了新的要求，于是出现了格子间。

90 年代，随着技术发展，办公设备从纸和笔变成电脑等。2010 年，移动互联网的元年，手机、平板以及移动电脑的普及更加迅速，产生了移动办公的场景。物理空间方面从开放式的办公再到格子间，这些年变化非常小。办公的变化更多来自于办公设备的改变。

办公中的数字化和智能化如何运用和体现呢？首先有这样的一个时代背景：

首先，近二十年最飞速发展的是新经济公司，比如互联网金融、社交、游戏、视频等等，这些公司对人才的诉求非常高，所有的成本基本都来自于人才，所有的产出也来自于人才，如何去激发员工们工作的创造力变得更为重要。

其次，随着组织不断变革，办公方式也会更多样，从以前区域性办公到全国性协作或者国际化协作，办公方式变得非常敏捷灵活。

再加上办公场景更具有移动性，比如疫情期间很多公司选择居家办公或者是远程办公。

最后，整个时代的竞争加剧，迫切的需要去提升人的效率——拼人效。

智慧办公第一步，先从了解人开始

每人每天有近一半的时间处在办公室中。在办公室场景中，所有智能化和数字化都应该从人开始。

当你去拜访一家公司，走进写字楼，会发现保安、前台都会问你这样三个问题：你是谁？去哪儿？干什么？

虽然礼仪礼节到位，但缺少被了解、被感知的体验。在这个场景中，缺乏了解访客的背景信息以及意图。理想的情况是这个办公空间从一开始就认识每一位访客。

比如梦想加空间，客户发出一个会议邀请，受邀人可以在微信或小程序上快速的收到邀请并且进行确认，根据导航来到拜访目的地的线路，通过人脸或者说微信扫码进行 check in，系统可以确认受邀人过来拜访谁、约定时间，系统就会自动推送欢迎语、谁邀请的您来参加什么会议等信息。邀请者也会收到推送：邀请的哪位贵宾已经从哪个地方进入，请前去接待。完成一个自助式的访客邀请，整个的流程非常智能化。

梦想加空间从 2015 年成立，在研发上的投入是最大的。梦想加空间立志于成为智慧化的办公服务商。当我们对一个人进行立体描述的时候，第一我们通过基础信息知道他是谁。第二我们通过行为记录来知道他的行为感知：这个人是访客还是员工，是来参加会议还是来参加面试，是第一次来到这里还是来了多次等。第三是一些互动，根据不同的诉求和不同的场景来去配智能的引导，实现连接空间用户，实现服务到人。

通常大家理解的门禁就是一个刷卡刷脸工具，但我们理解的门禁是一个核心场地和场景的切入点，是一个智能的服务的一个窗口。在空间里面有非常多的位置信息，比如会议室、大堂的一楼的水吧、入口、停车场等等。

用户行为可能是第一次来访，也可能是参加活动，根据这些排列组合就会有非常多的智能推荐场景。比如当一名访客第一次来到一家公司参观，进入门禁以后为其推送这家公司的介绍信息；如果是一名每天来上班的企业员工，当其进入公司为他推送结合着地理位置的当天日程；当进入会议室的时候，提前为参会人员分享会议资料等等，基于场地场景进行匹配的内容推送。

智慧办公第二步，把人从流程中解放出来

日常办公会用到非常多的协同软件，如企业微信、钉钉、飞书等等，解决了线上沟通问题。但每天在办公室中依然有非常复杂的问题需要处理，非常浪费时间。

首先，所有体验场景的数字化，第一步都是要做数据整合。梦想加空间是通过一个 ID 去打通所有的办公资源，从 to C 的体验再到后台的管理者，来提升效率和体验。比如，开门用门禁系统 A，订会议室又用 B 系统，打印用 C 系统登录等等，办公场景中会接触非常多的系统。梦想加空间把这些所有的数据进行集成，通过一个 ID 让用户能够享受办公室的所有资源。

第二会议室是办公场景中最重要的。会议是占用时间最长或者贡献值最高的场景。在会议前需要进行非常多的准备，从会议资料、到预定会议室、到通知参加者、参会者签到等等，很多时间精力都会被浪费。梦想加用一套场景把所有的流程都串联起来。当用户一键预约会议室空间，会议室的灯光会提前 15 分钟由节能模式变为智能模式；会议开始时，新风、空调、玻璃隐私膜自动打开；参会者 check in 的时候自动进行会议签到；预约会议室空间的时候，视频会议同步预约，用户不需要再登录第三方的 ID、发送邀请开启视频会议；以及会后分发会议资料、上传会议纪要等。

梦想加把整个的会议室场景转通，让所有流程变成一个数字化、人性化的体验。

智慧办公第三步，从关注人到关注人群

经营公司，需要掌握宏观方向。第一，通过门禁数据和物联网数据，快速提炼出平面空间的所有动线。员工每天去哪？动线是否合理？各部门之间的隐私和交流是否 OK ？第二，他们都做了什么？每天有多少时间在会议室？这些行为跟业务之间有怎样的挂钩？第三，人群之间的关系。当数据沉淀，可以通过数据发现哪些部门开会最多，哪些部门之间的会议非常少，能及时发现组织沟通上可能出现的潜在问题。

这些宏观数据，除了指引企业内部的文化和工作协同，还可以去指导空间优化，比如会议室数量，会议室的大小等。

梦想加空间分布在全国，成都有两个非常有代表的空间，一块是在太古里IFS，另一块是高新区，我们发现这两者之间的办公行为数据截然不同。FS 地区场地基本六点多都下班了，但灵活办公和会议的需求非常旺盛。高新区这边更多的是加班，晚上需要开空调到九、十点。宏观上能看到更多人群和人群之间的行为差异。

此外，智能管理可以有效地提升效率，在智能管理系统的帮助下，目前梦想加已经拥有「1 人管理 10000㎡」的运营能力，也累计服务了腾讯、字节跳动、美团、快手、顺丰、滴滴、雀巢等 3600 多家企业及团队。把空间、智能、设计、服务相融合，为客户提供了一个整体办公解决方案。

疫情也为办公空间行业带来了一些新的变化，一些大客户从前是传统的整租、粗话式管理，疫情后更愿意尝试灵活办公的方式。从办公行为上看，非常多的用户开始通过购买积分来自助进入梦想加办公，而不是像以前那样走复杂的合同流程。

我们所说的数字化，一方面是办公数字化，包括线上协同软件以及线下办公空间的体验，线上和线下同样值得关注。一方面是公司自身业务的数字化，当疫情来临需要远程办公，沟通和协作变得更加复杂，要通过系统的指标和发出的任务对工作和业务有一个具体的规划和预警。

梦想加是中国领先的办公空间服务品牌，2015年5月成立于北京，可为不同阶段、不同需求的客户提供1人到10000人的办公空间服务。

目前梦想加在北京、成都、上海、杭州、西安、南京等核心城市运营50+空间，运营管理面积超35万㎡，智能系统管理面积超110万㎡。

截止到2021年4月31日，梦想加空间累计服务腾讯、字节跳动、美团、华为、快手、顺丰、滴滴、雀巢、联想、360、永辉、华谊兄弟、学而思、五粮液、华夏银行、蔚来汽车、阿玛尼、科大讯飞等3600多家企业及团队，整体注册会员超22万。

成立6年来，梦想加空间荣获中国设计红星原创奖等数十项行业大奖，连续两年排名《联合办公行业白皮书》综合实力第一名，同时也是全亚洲首个获得WELL认证的办公空间服务品牌，以产品、业绩、用户、规模等多项实力领跑行业。