万物皆可有模板

“不以规矩，不能成方圆”出自《孟子》，在酒店中，处处都可见的到规矩的影子，例如员工手册、规章制度、各部门的Standard Operating Procedures（标准操作流程）、厨房的Standard Recipe（标准菜单）等等。

但是我们可曾想过，我们拥有最完善的“规矩”，可是这些“规矩”的实施，最终都需要员工落实，如果仅仅只是书面的内容无法保证施行，一切都将是“纸上谈兵”。

笔者在酒店人力资源部工作，对此深有体会，往往集团颁布品牌新规定或者政府出台新政策，酒店都会组织统一的培训分享这些内容给所有同事。但是效果往往不尽如人意，笔者究其原因无非两点：一是因为员工的文化素质有差距，太过复杂的内容对于客房部的大姐和工程部的师傅来说，短时间接收有一定的困难；二是因为部分政策和规定相对比较复杂，例如2020年3月1日至6月30日期间个人所得税汇算清缴申报，笔者前期搜索很多的资料之后才尝试自行申报。笔者都是如此，对于运营部门的员工来说，更不可能是一两次培训就可以解决的问题。

因此，为了便于员工的理解，也为了提高效率。制作通俗易懂的模板广而告之，不仅方便了自己，更方便了普通员工。在疫情期间，正赶上个人所得税汇算清缴申报的进展，可是很多员工受疫情影响无法现场培训，于是笔者就想到了制作“通俗易懂”的申报攻略，其中每个步骤都是笔者实际操作，并且在攻略中明确标出哪些地方需要“特别注意操作”以及哪些地方“谨慎操作”，方便直观地供员工比照操作。

在攻略的开篇就清晰地标注出年度汇算清缴申报的时间节点以及个人申报个税的重要性，对于重要的部分可以使用不同的颜色突出文本。接下来根据笔者实际操作流程，备注步骤需要操作的方法和注意事项。（见个税申报-示例图1、个税申报-示例图2）

 个税申报-示例图1

 个税申报-示例图2

根据需求不同的员工，提供不同的操作方法。且标注该操作流程可依据员工的实际情况选择申报。（见个税申报-示例图3）

 个税申报-示例图3

根据的使用人群需求的差异性，普通员工仅仅清楚具体操作流程即可，但是个税的原理并不要求完全理解；人力资源部的同事不仅要协助员工们操作系统，更多的要能够清楚地向员工解释某些操作的具体原理，所以笔者在搜集并充分参考其他资料的前提下，设计两个不同的版本，即“个税年度汇算-操作指南（普通员工版）”和“个税年度汇算知识要点（HR版）”以供选择。

标准模板（操作指南）好处不仅仅体现在特殊的疫情期间，也可以用于日常工作的每个角落。例如万豪集团要求每个员工独立使用个人账户登录，但是很多员工并不清楚个人账户的激活&使用方法，而且员工遇到问题时除了咨询笔者也没有其他的有效渠道。笔者终究只有一个人，无法短时间内同时解决上百人的问题，因此笔者归纳总结员工们的常见问题并归纳总结使用方法形成完整的知识体系。格外需要注意的是，标准模板并不等于一劳永逸，永远随着实际需求不断的更新标准模板的内容，使之符合员工的实际使用需求。笔者在2020年1月份制作第一版操作手册供酒店员工参考使用，又在三个月后归纳总结常见问题更新第二版“有史以来EID最相近的说明书”，直到2020年8月份出现新的共性问题，因而更新第三版补充说明“有史以来EID最相近的说明书-续”。

笔者在实际制作模板的同时也在思索通过什么方法可以让阅读的过程不那么枯燥乏味，毕竟单纯的操作手册或许并不能引起员工的兴趣。因此可以适当添加一些“表情包”，可以增加操作指南的趣味性，且能提高员工的关注度，从而更有利于记住模板的内容。

在笔者看来，模板的力量是无穷的，重要的是在于如何合理的使用。正所谓“万物皆可模板”，只要恰到好处的使用模板，就可以达到事半功倍的效果。众所周知，酒店行业的人才流动率一直居高不下，常常是铁打的部门流水的兵，并且酒店都有严格的管理规章制度，但是如何规范地填写制式表格是酒店HR们最为头疼的问题。新员工入职，如何快速的了解表格填写规范，也许“模板”是个不错的选择。注重使用规范的模板，让“不以规矩，不成方圆”的时代成为过去，让“施以规矩，始成方圆”的时代成就未来。